【コラム】社会保障・税番号制度(マイナンバー) とは(3)

 中小企業がマイナンバー制度を利用する上で、様々な注意点があります。

 

1  取得時に「利用目的を明示」することが必要です

   マイナンバーも個人情報の一部ですので、原則として個人情報保護法が適用されます。

したがって、従業員からマイナンバーを取得する際には、

従業員本人に利用目的を通知又は公表する必要があります(個人情報保護法第18条)。

対応としては、従業員からマイナンバーを取得する用紙の欄外に利用目的を明示しておくという方法もあり得るでしょう。

 

2  上記の「目的」の範囲でのみ利用が可能です

  マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続き以外で利用することはできません。

これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、

マイナンバーを含む個人情報を収集し、保管したりすることもできません。

 (※マイナンバーを使っての従業員や顧客情報の管理は出来ません)

 法律や条例で定められた手続き以外の事務でも、

個人番号カードを身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますが、

その場合は、個人番号カードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、

コピーを取ったりすることはできませんので注意が必要です。

 

3  管理のための必要な措置を要します

  マイナンバーを取り扱う者は、漏洩等が起きないよう適切に管理することが求められます。

詳細は「特定個人情報の適切な取扱に関するガイドライン(事業者編)」をご参照ください

(http://www.ppc.go.jp/legal/policy/faq/#kanri)。

 

4  業務委託は可能です

  マイナンバーを取り扱う業務を自社で行うことが難しい場合には、

その業務の全部又は一部を委託することは可能です。

委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、

その業務の全部又は一部を再委託することもできます。

  但し、委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、

委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。

 

  いかがでしたでしょうか?

  マイナンバー制度、初めてのことで困惑されている方も少なくないと思います。

是非この機会に整理して適切にマイナンバー管理をされるよう体制を整えて頂きたいと思います。

 

  マイナンバー制度でお困りの方・ご相談はお気軽にどうぞ(ご依頼・ご相談フォームへ)